Driv in förfallna skulder genom inkasso – så gör du

Har ditt företag en kundfordran som förblir obetald trots att du har skickat påminnelser till kunden? Då kan det vara läge att överväga att skicka ärendet vidare till inkassohantering. Detta är tyvärr en del av företagandet som är mer eller mindre oundvikligt. Det kan dock vara svårt att driva in fordran och samtidigt bibehålla en god relation till kunden ifråga. Därför djupdyker vi här i detta ämne och delar med oss av våra bästa tips och råd!

Vad är inkasso?

Inkasso kallas den åtgärd som du kan vidta för att driva in en obetald kundfordran. Detta är ett sätt för ditt företag att få kunder att betala sina skulder.

Om din kund inte betalar sin skuld och inte heller bestrider inkassokravet går processen vidare. Ärendet hamnar då på Kronofogdens bord. I detta skede är det möjligt att ansöka om ett betalningsföreläggande. Kronofogden kan då meddela ett utslag vilket betyder att skulden bekräftas.

Då är det nödvändigt att driva in en skuld

Obetalda kundfakturor försämrar ditt företags kassaflöde och försämrar dess betalningsförmåga. Därför är det viktigt att agera så tidigt som möjligt för att säkerställa att fakturorna betalas.

Faktum är att du kan vidta vissa åtgärder redan innan en kundfordran blir föremål för inkasso. Ett exempel på en sådan åtgärd är att vara snabb med att fakturera dina kunder. Ett annat viktigt led i det förebyggande arbetet är att ha ett system på plats som tidigt flaggar när en kund är sen med sin betalning.

Du bör också säkerställa att:

• Du har ställt ut fakturan på rätt företag samt skickat den till rätt post- eller mejladress.
• Bägge parter har undertecknat ett skriftligt avtal innan du levererade din vara eller tjänst. Det är också viktigt att betalningsvillkoren tydligt framgår i avtalet.
• Fakturan uppfyller alla krav på formalia och att det framgår vilka betalningsvillkor som gäller.

Allra helst bör du se till att hantera obetalda fakturor så skyndsamt som möjligt. Det är dock viktigt att du tar hand om dessa inom de första 45 dagarna efter förfallodatumet. För ju längre en fordran förblir obetald, desto svårare är det att driva in den.

I de allra flesta fall har kunden 30 dagar från fakturadatumet räknat på sig att betala sin faktura. Så om detta inte har gjorts inom 60 dagar från förfallodatumet har alltså tre månader passerat från leveranstillfället. Om så är fallet får du nog kallt räkna med att kunden inte kommer att betala fakturan. Då tvingas du ta till åtgärden inkasso för att driva in skulden.

Innan du skickar vidare fordran till ett inkassoföretag kan du dock vidta vissa åtgärder på egen hand i hopp om att driva in skulden. Vilka dessa är förklarar vi nedan!

Så kan du försöka driva in skulden själv innan den går vidare till inkasso

Ett inkassoföretag kan hjälpa dig att driva in en förfallen kundfordran på ett skyndsamt och ofta effektivt sätt. Men det finns sällan ett enkelt svar på exakt hur du ska gå tillväga för att driva in en skuld. Ditt tillvägagångssätt bör nämligen anpassas utifrån din relation till den aktuella kunden.

Kontakta kunden

Innan du kopplar in ett inkassoföretag kan du vilja kontakta kunden i ärendet. Ta kontakt med din kund för att kunna utesluta vanliga anledningar till förfallna fakturor, såsom att:

• Det blev ett fel i samband med faktureringen – din kund har inte fått fakturan eller det finns frågetecken som behöver rätas ut innan den betalas.
• De varor eller tjänster som du har sålt till kunden har inte levererats till rätt mottagare.
• Betalningen har fallit mellan stolarna hos kundföretaget.
• Kunden har ett ansträngt kassaflöde och kan vilja skjuta lite grann på betalningen.

Skicka en betalningspåminnelse

Om kunden är sen med sin betalning bör du först skicka en betalningspåminnelse innan du går vidare med ett inkassokrav. Genom att göra detta kan du uppmärksamma din kund på att förfallodatumet för fakturan har passerat. Dessutom kan du uppmuntra kunden att betala snarast för att slippa att påföras en dröjsmålsavgift.

Du är inte absolut tvungen att skicka en betalningspåminnelse innan du driver ärendet vidare till inkasso. Det finns inte heller några krav på hur en sådan påminnelse ska utformas. Däremot är det god sed att påminna din kund om den försenade betalningen innan du går vidare med ärendet.

Om du har avtalet med kunden om en påminnelseavgift har du rätt att ta ut en sådan. Det är lagstadgat att du som mest får ta ut 60 kr för varje påminnelse. Om du känner dig tvingad att skicka två påminnelser till kunden angående en och samma faktura kan du alltså ta ut sammanlagt 120 kr i påminnelseavgift.

Gå vidare med ärendet om kunden fortfarande inte betalar

Har kunden fortfarande inte betalat sin faktura, trots en eller flera påminnelser från din sida? Då är det dags att ta ärendet vidare till inkasso.

Detta gör du genom att skicka ett inkassokrav. Du kan välja mellan att göra detta själv eller att gå via ett inkassoföretag. Det sistnämnda kan vara att rekommendera om du vill försöka bibehålla en god relation till din kund.

Inkasso är en åtgärd som gör det möjligt för dig att utöva en påtryckning mot den kund som inte betalar sin skuld till ditt företag. Detta är ett sätt att hota med rättsliga åtgärder om kunden fortfarande inte betalar sin faktura. Väljer kunden ändå att inte betala kan du gå vidare med att ansöka hos Kronofogdemyndigheten om ett betalningsföreläggande eller stämma kunden i domstol.

Lagen ger dig rätt att ta ut som mest 180 kr i inkassokostnad för ett inkassokrav som skickas skriftligen till kund. Detta kan du göra även om du inte uttryckligen har avtalat om detta med kunden ifråga. Det enda kravet för att du ska kunna göra detta är att skulden har förfallit.

Lös företagets ansträngda kassaflöde med hjälp av Qred

Det är fullt förståeligt att ditt företag tyngs ned ekonomiskt av att behöva vänta på förfallna skulder. Därför kan du vilja ta ett företagslån under tiden medan du försöker driva in skulden genom inkasso. Qred är en långivare som erbjuder förmånliga lån för företagare som vill jämna ut sitt kassaflöde. Kontakta oss för mer information om vad vi kan hjälpa ditt företag med!

Du kan räkna med oss!